Mehr Erfolg mit externen Teams – 7 Punkte, die ihr bei der Auswahl externer IT-Partner beachten solltet

Ist in eurer Firma schon mal der Satz gefallen “Alles, was man nicht selbst macht, wird nichts”? Das ist zumeist nicht unbegründet und basiert auf bisherigen Erfahrungen mit dem Einbinden von “Externen”. Wir verraten euch, welche Kriterien ihr bei der Wahl eines externen Partners beachten solltet, damit euer Geschäftsbereich richtig skaliert. Das Ganze haben wir in Checklisten zusammengetragen, die ihr am Ende des Artikels findet.

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Was, wenn das Startup „zu erfolgreich” läuft und dringend neue Entwicklungen nachlegen muss? Wenn Mittelständler und Konzern ambitionierte Wachstumsziele haben oder Prozesse und Geschäftsbereiche weiter digitalisieren wollen? Dann wird es oft knapp mit der eigenen Mannschaft – und an das schnelle Aufstocken mit qualifiziertem Neu-Personal ist schon lange nicht mehr zu denken.

In dieser Situation ist die einfachste Lösung, die Anzahl der Produkt-Teams durch einen externen Partner zu erhöhen. Diese Lösung hat einige Vorteile:

Die gute Nachricht: Diese Vorteile sind tatsächlich realisierbar! Allerdings solltet ihr vorab prüfen, ob euer externer Partner bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt. Dabei soll euch dieser Artikel helfen – ebenso wie eine praktische Checkliste mit allen relevanten Punkten für die Suche nach externen Partnern.

1. Sind dem Team eure Ziele und Rahmenbedingungen klar?

Damit sind wir auch schon beim ersten Punkt, auf den ihr achten solltet. Ihr sucht einen Partner, der euch hilft, eure Ziele zu erreichen. Damit das gelingt, muss der Partner die Ziele aber auch kennen. Ihr solltet zu Beginn der Zusammenarbeit und zu wichtigen Meilensteinen mit dem Partner über eure Ziele sprechen bzw. sie gemeinsam erarbeiten:Es bietet sich an, mindestens zu Beginn der Zusammenarbeit oder der Arbeit an einem neuen Produkt mit dem Partner sogenannte Product Vision Workshops oder Discovery Workshops durchzuführen. Im Rahmen dieser Workshops erarbeitet das gesamte Produkt-Team gemeinsam mit dem Kunden Antworten auf die obigen Fragen. Ihr solltet auf jeden Fall darauf achten, ob der Entwicklungspartner euch nach euren Zielen fragt.
Ihr könnt auch herausfinden, ob ein Partner in der Lage ist, sich in eure Lage zu versetzen und auf euer Ziel hinzuarbeiten. Bringt zu einem solchen Workshop euer Problem/eure Zielsetzung mit und bittet den Partner um Vorschläge, wie er es lösen bzw. erreichen würde.
Darüber hinaus solltet ihr mindestens zum Auftakt über (technische) Rahmenbedingungen mit dem Team sprechen:

Diese Punkte könnt ihr in einem separaten Workshop besprechen. Auf jeden Fall solltet ihr sie vor Beginn der Zusammenarbeit geklärt haben.

2. Bekommt ihr Transparenz über den Fortschritt?

Zum Auftakt einer Zusammenarbeit oder eines Meilensteins über die Ziele zu sprechen, ist ein guter Anfang. Das Bild muss aber kontinuierlich weiterentwickelt werden und dazu ist euer Feedback wichtig. Achtet darauf, dass es in ausreichendem Maße Gelegenheiten gibt, zu denen ihr gemeinsam mit dem Partner die Ziele und die gewählten Lösungen überprüfen könnt. Dazu sind die folgenden Fragen wichtig:

Wenn ihr mit dem Partner remote zusammenarbeitet, bietet es sich an, mindestens alle zwei Wochen Videokonferenzen durchzuführen. Im Rahmen dieser Termine könnt ihr dann ein kombiniertes Sprint Reviews und Planning abhalten. Die Teilnehmer sind mindestens die Ansprechperson auf eurer Seite und das komplette Team auf Seiten des Partners. Eure Ansprechperson kann selbstverständlich weitere Stakeholder in den Termin mitbringen. Ein kombinierter Termin hat den Charme, dass ihr euch nicht zwei Termine im Kalender blocken müsst. Außerdem handelt es sich beim Planning eher um eine Light-Variante: Der Partner macht einen Vorschlag für den nächsten Sprint und stimmt ihn mit euch ab.

3. Entstehen zu den Sprint Reviews wirklich auslieferbare Produktinkremente?

Jetzt kommen wir dazu, in welcher Form ihr den Fortschritt der Entwicklung in Augenschein nehmen könnt. Die Prinzipien des agilen Manifests sind in diesem Punkt sehr eindeutig: „Working software is the primary measure of progress“. Deswegen solltet ihr auf die folgenden Punkte achten:

Sprint Reviews sind dazu gedacht, Feedback anhand des konkreten Produkts zu geben bzw. Feedback sogar vom Markt einzuholen. Dafür sollte es zu jedem Review ein stabiles, auslieferbares Produkt geben, das euch sukzessive euren Zielen näherbringt.

4. Habt ihr einen Überblick über die Kosten?

Speziell wenn euer Partner nach Time & Material abrechnet, ist es wichtig, einen Überblick über die Kosten zu behalten. Sonst kommt es später zu bösen Überraschungen. Die folgenden Parameter solltet ihr im Auge behalten:

Euer Entwicklungspartner sollte entweder mit Budget-Burnup-Diagrammen oder mit einer Wasserlinie im Product Backlog arbeiten. Bei ersterem wird der Budget-Verbrauch relativ einfach prognostiziert. Die Wasserlinie im Backlog zeigt immer an, welcher Teil mit dem bisherigen Budget noch umgesetzt werden kann.

5. Bringt sich der Partner aktiv ins Sprint Planning ein?

Nachdem das Team im Sprint Review Feedback von euch eingesammelt hat, folgt das Planning für den folgenden Sprint. Wenn ihr an unterschiedlichen Orten arbeitet, kann es sinnvoll sein, beides in einem kombinierten Termin hintereinander durchzuführen. Dabei kann sich euer Partner entweder aktiv oder passiv verhalten:

Ein gutes Sprint Planning ist oft wie eine Börse. Das Team schlägt euch etwas vor, ihr macht möglicherweise ein Gegenangebot („Mir wäre das Feature wichtiger, weil …“). Vielleicht ist dieses Feature aber zu groß. Das Team möchte dann verstehen, welchen Wert die Umsetzung in diesem Sprint hat, und macht euch ein Angebot, wie dieser Zweck möglicherweise mit geringerem Aufwand erreichbar ist. Nach einer gewissen Zeit ergibt sich aus Angebot und Nachfrage ein Scope für den folgenden Sprint. Damit das möglich ist, müssen beide Parteien ihre Hausaufgaben gemacht haben und das Produkt-Team eure Beweggründe verstehen wollen.

6. Ist das Team stabil? Habt ihr direkten Kontakt?

Im Optimalfall finden die oben genannten Diskussionen nicht nur im Sprint Review und im Sprint Planning, sondern kontinuierlich statt. Damit das funktioniert, sind ein paar Punkte wichtig:Stabile Teams, die aber „atmen“ können, sind der Schlüssel zum gemeinsamen Erfolg. Der Kunde hat direkten Zugang zu allen Mitgliedern des Teams und die Kommunikation läuft über Slack, Microsoft Teams, E-Mail oder Telefon.

7. Denkt der Partner über das konkrete Projekt hinaus?

Wenn die Zusammenarbeit mit dem Team während der Entwicklung des Produkts oder Projekts gut funktioniert, stehen die Chancen gut, dass es sich um einen zukunftsorientierten, langfristigen Partner handelt. Er sollte mit euch in eurem Geschäftsmodell denken und sich die folgenden Fragen stellen:Ein guter Partner spricht relativ früh und außerdem kontinuierlich mit euch über diese Fragen.

Konkrete nächste Schritte

Wir bei cosee verfolgen getreu dem agilen Manifest die Maxime „Customer Collaboration over Contract Negotiation“. Uns ist eine vertrauensvolle Kollaboration wichtiger, als monatelang über jede Formulierung im Vertrag zu feilschen. Trotzdem gibt es einige Punkte, an denen ihr schon das Angebot eines potenziellen Partners prüfen könnt. Wir haben Sie für euch in einer Angebots-Checkliste zusammengefasst. Für die weitere Kollaboration gibt es ebenfalls Checklisten zum Download.

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Wenn ihr Lust bekommen habt, die Kollaboration mit einem unserer Entwicklungs-Teams auszuprobieren, meldet euch gerne bei uns.